ইমেইল এড্রেস কিভাবে লিখব ও খোলার সঠিক নিয়ম ২০২৪
আজকে ইমেইল এড্রেস লেখার বিষয়ে ধারণা দেওয়া হবে। এর সাথে মেইল লেখার বিষয়ে কি ধরনের সাবধানতা নিতে হবে সে বিষয়েও জানা প্রয়োজন। এমনকি ইমেইল সম্পর্কিত আরো বিস্তারিত তথ্য জানতে পারবো।
পেজ সূচিপত্রঃ ইমেইল এড্রেস কিভাবে লিখব
- ইমেইল এড্রেস কিভাবে লিখব
- মেইল একাউন্ট খোলার সঠিক নিয়ম
- ইমেইল এর ধরন
- আইডি হারিয়ে ফেললে করণীয়
- ইমেইল এড্রেস কিভাবে লিখব এ বিষয়ে কিছু প্রশ্ন
- অফিসিয়াল মেইল লেখার সচেতনতা
- মেইল পাঠানোর ধাপসমূহ
- ইমেইলের গুরুত্ব বাড়ানোর কিছু টিপস
- ইমেইল এড্রেস কিভাবে লিখব এ বিষয়ে আরো কিছু প্রশ্ন
- ইমেইল এড্রেস কিভাবে লিখব বিষয়ে লেখক এর মন্তব্য
ইমেইল এড্রেস কিভাবে লিখব
ইমেইল এড্রেস কিভাবে লিখব এই বিষয়ে জানতে হলে আগে ইমেইল মানে কি তা বুঝতে হবে। ইমেইল মূলত কম্পিউটারের সাহায্যে বার্তার আদান-প্রদান কে বুঝায়। এটি অবশ্যই ইন্টারনেট সংযোগে পাঠাতে হবে। ইন্টারনেটের সাহায্যেই এক ডিভাইস থেকে অন্য ডিভাইসে বার্তা প্রেরণ করা হয়।বিস্তারিতভাবে একে ইলেকট্রনিক মেইল বলে।
আরও পড়ুনঃ nid নাম্বার দিয়ে আইডি কার্ড বের করুন মাত্র কয়েক মিনিটে
তবে সংক্ষেপে ইমেইল বলা হয়। ইমেইল মানুষের যোগাযোগের জন্য খুবই সহজ একটি মাধ্যম। বিশেষ করে কোন ফরমাল তথ্য আদান-প্রদানের ক্ষেত্রে ইমেইল বেশি ব্যবহৃত হয়ে থাকে। ইমেইল এড্রেস কিভাবে দেখা যায় বা এর গঠন কেমন হবে তা অনেকেই তৈরি করার সময় বুঝতে পারেন না।
এতে করে অনেকের ইমেইল আইডি কেমন দেখতে হবে সেটা বিভিন্নভাবে ভুল করে থাকেন। অবশ্যই ইমেইল এড্রেসটি তিনটি অংশে বিভক্ত।
- প্রথমটি হচ্ছে ইউজার নেম। মূলত যে ব্যবহার করছেন তার নাম দিয়েই মেইল এড্রেস টি শুরু করতে হবে। এতে এড্রেস সম্পর্কিত একটি ধারণা এবং পরিচয় পাওয়া যায়।
- এরপরেই অ্যাট @ শব্দটি যুক্ত করতে হবে। এটি ইমেইল এর ফরমেট এর একটি অংশ। এই চিহ্নটি ব্যবহার না করলে ইমেইল তৈরিই হবে না।
- শেষ অংশে রয়েছে ইমেইল এর প্রতিষ্ঠানের নাম। ডোমেইন নেম বিভিন্ন রকম প্রতিষ্ঠানেরই হতে পারে। যেমনঃ gmail, yahoo, hubspot.
- আরো একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হচ্ছে ইমেইল এড্রেস তৈরি করার সময় কোন স্পেস রাখা যাবে না।
মেইল একাউন্ট খোলার সঠিক নিয়ম
ইমেইল এড্রেস কিভাবে লিখব সেটা জানা প্রয়োজন পড়ে যখন ইমেইল একাউন্ট খুলতে হয়। এজন্য ইমেইল এড্রেস এর ফরমেট জানার সাথে সাথে খোলার সঠিক নিয়মটিও জানতে হবে। তবে ইমেইল একাউন্ট খোলার নিয়ম খুব একটা কঠিন নয়। খুব সহজেই এই অ্যাকাউন্টটি তৈরি করা যায়। নিচে এ বিষয়ে ধারণা দেওয়া হল।
এজন্য প্রথমেই জিমেইল ডট কম এ গেলে যদি আপনার এর আগে কোন অ্যাকাউন্ট না থাকে তবে ইমেইল একাউন্ট খুলুন এই অপশনে ক্লিক করতে হবে। তাহলে একটি ফর্ম এর মত পেজ ওপেন হবে। সেখানে আপনার নামের প্রথম অংশ এবং শেষ অংশ লিখতে বলা হবে। এরপর নিয়ম অনুযায়ী ইমেইল এড্রেস এর ফরমেট তৈরি করবেন।
এক্ষেত্রে দেখা যায় যে আপনার নাম দিয়ে যখন ফরমেট তৈরি করতে যাবেন এই একই নামে যদি আগেও মেইল একাউন্ট তৈরি হয়ে যায় তবে নামটি চেঞ্জ করতে বলা হবে। এ সময় অনেকে তার নামের সাথে কিছু শব্দ বা অন্য কোন সংখ্যা প্রয়োজন অনুযায়ী যুক্ত করেন। এরপর জন্ম তারিখ, জেন্ডার এবং সবশেষে মোবাইল নম্বরটি যুক্ত করতে হবে।
এরপর যদি আপনার আগেও আরো একটি ইমেইল এড্রেস থাকে তবে চাইলে সেটাও এড করতে পারেন। এরপর একটি ক্যাপচা কোড আসতে পারে আবার নাও আসতে পারে। তবে একটি ভেরিফিকেশন কোড আপনার ফোন নাম্বারে আসবে। সেটা যুক্ত করে ইমেইল এড্রেস কমপ্লিট করতে হবে। এরপর কিছু পলিসি বিষয়ক পেজ দেখাবে। তাতে টিক দিয়ে পরের স্টেপে চলে যেতে হবে। এভাবে আপনি ইমেইল এড্রেসটা তৈরি করে ফেলতে পারবেন।
ইমেইল এর ধরন
ইমেইল এড্রেস লেখার সময় আমরা বিভিন্ন রকম ইমেইল দেখতে পাই। কিছু ইমেইল আন অফিসিয়াল আবার কিছু কিছু অফিসিয়াল হয়ে থাকে। ইমেইল বিভিন্ন রকম হয়ে থাকে। সে বিষয়ে আমাদের ধারণা থাকতে হবে। কারণ অফিসিয়াল কোন মেইল আন অফিসিয়ালি লেখা যায় না। তাই অফিসিয়াল মেইল কেমন হয় সেই বিষয়ে আমাদের ধারণা থাকা জরুর।
তবে প্রথমেই জানতে হবে ইমেইল কয় প্রকার। ইমেল সাধারণত দুই ধরনের হয়ে থাকে। ফরমাল ইমেইল এবং ইন ফরমাল ইমেইল। কোন অফিসের জন্য বা অপরিচিত কারো সাথে যোগাযোগ করার ক্ষেত্রে ফরমাল ইমেইল সিস্টেম প্রয়োগ করতে হয়। এই সিস্টেমটি খুবই সুনির্দিষ্ট এবং সুনির্ধারিতভাবে তৈরী। লেখার সঠিক নিয়ম মেনে ফরমেট করতে হয়। তাই নিয়ম বা রুলসগুলো নিচে দেওয়া হল।
- সুন্দর গ্রিটিং
- শুরুর লাইন
- ইমেইলের বডি
- শেষ পেরা
- নিজের সাইন
এই বিষয়গুলোই ফরমালি সাজিয়ে ইমেইল লিখে অফিসিয়ালি কাউকে পাঠাতে হয়। তবে অবশ্যই লেখাগুলো বোধগম্য এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া জরুরী। ফর্মাল হলে অবশ্যই গঠন একদম সুনির্দিষ্ট হতে হবে। কোন ধরনের অপ্রয়োজনীয় কথা বলা যাবে না। বানান ভুল করা যাবে না।
সাধারণত ইনস্টিটিউশনাল কোন কাজ অথবা কোন ব্যবসায়িক বা অফিশিয়াল প্রয়োজনে আমরা ফরমাল ইমেইল পাঠিয়ে থাকি। আর আন অফিসিয়াল কোন কাজে নিজের আত্মীয়স্বজন বা ফ্রেন্ডের সাথে যোগাযোগের ক্ষেত্রে ইনফরমাল ইমেইল আদার প্রদান করা হয়। এখানে কোন নির্দিষ্ট রুলস নেই।
নিজের ইচ্ছামত যে কোন কিছু লিখেই পাঠানো যেতে পারে। এখানকার ভাষা সাবলীল এবং নিজের ব্যবহারের সুবিধার্থে যে কোন কিছুই সম্ভব। ফরমেট যেকোনো ভাবেই করা যায়। কোন নির্দিষ্ট রুলস এর মধ্যে পড়বে না।
আইডি হারিয়ে ফেললে করণীয়
ইমেইল আইডি নম্বর জানলেও অনেকে আইডি হারিয়ে ফেলে। এক্ষেত্রে করণীয় কি তা জানেন না। সাধারণত এ ধরনের সমস্যা যেকোনো সময় ঘটতে পারে। তাই আগে কিছু সমাধান করে রাখা যেতে পারে। একাউন্টটি যদি কোন কারনে হারিয়ে যায় তবে ফোন নাম্বার দিয়েও অ্যাকাউন্ট ফিরে আনা সম্ভব।
এক্ষেত্রে আপনার ডিভাইসে সেটিংস অ্যাপ এ গিয়ে গুগলের অ্যাকাউন্ট ম্যানেজ এর বিকল্প অপশনে ক্লিক করতে হবে। এরপর নিরাপত্তা নামে একটি সংযোগ পাবেন। এখানে আপনি অ্যাকাউন্ট ফিরিয়ে আনার জন্য ফোন নাম্বার অপশনে ক্লিক করবেন। এরপর আপনাকে সাইন ইন করা লাগতে পারে। এরপর আপনার কাছে ফোন নাম্বার চাবে।
যে ফোন নাম্বারটির সাহায্যে আপনি একাউন্টে ফিরে পেতে চান। নাম্বারটি যেন আপনার কাছেই থাকে। এরপর কিছু ধাপ পূরণ করার মাধ্যমে আপনার ফোন নাম্বারে অ্যাকাউন্ট সম্পর্কিত তথ্য চলে আসবে। এছাড়া ফিরে আনার জন্য ইমেইল আইডি ও যোগ করে রাখতে পারেন। একইভাবে সেটিংসে গিয়ে অ্যাকাউন্ট ফিরে আনার ইমেইল আইডি অপশনে ক্লিক করবেন।
ইমেইল এড্রেস কিভাবে লিখব এ বিষয়ে কিছু প্রশ্ন
প্রশ্নঃ ইমেইল এড্রেস এর ফরমেট কেমন হয়?
উত্তরঃ খুবই সহজ মেইল এড্রেসের ফরমেটটি। শুরু করতে হয় ব্যবহারকারীর নাম দিয়ে এরপর @ চিহ্ন ব্যবহার করবেন। সবশেষে প্রতিষ্ঠান এর নাম থাকে। যেমনঃ def@ghi.com এখানে def হচ্ছে ব্যবহারকারীর নাম, ghi.com হচ্ছে ব্যবহারকারীকে যে প্রতিষ্ঠানটি মেইল সার্ভিস দিচ্ছে তাদের নাম।
প্রশ্নঃ ইমেইল আইডি কিভাবে লিখবো?
উত্তরঃ ইমেল আইডি কেমন হয় সে বিষয়ে জানার জন্য আমরা আর্টিকেলে বিস্তারিত আলোচনা করেছি।
প্রশ্নঃ ইমেইলে to অপশনে কি লিখতে হবে?
উত্তরঃ ইমেইলে to অপশনে যার কাছে মেইল পাঠানো হবে তার ইমেইল এড্রেসটি দিতে হবে। কোন আইডিতে পাঠানো না হলে, আপনি কিছু পাঠাতে গেলে তার কোন প্রাপক খুঁজে পাওয়া যাবে না।
প্রশ্নঃ ইমেইল কি?
উত্তরঃ ইন্টারনেট ব্যবহার করে কম্পিউটারের সাহায্যে খবর আদান-প্রদান করাকেই বুঝায়। বিশেষ করে ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য ইমেইল খুব সহজ এবং দ্রুত মাধ্যম।
অফিসিয়াল মেইল লেখার সচেতনতা
ইমেইল এড্রেস কিভাবে লিখব আমরা সে বিষয়ে উপর আলোচনা করলেও মেইল বিষয়ে কিছু সাবধানতা অবলম্বন করা খুবই জরুরী। মাই ইমেল অ্যাড্রেস কেমন হবে তা যেমন জানা থাকা প্রয়োজন তেমনি ফরমাল ইমেইল সম্পর্কেও আরো কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় মাথায় রেখেই পাঠাতে হবে। প্রথমেই একটি পেশাদার ইমেইল এড্রেস হতে হবে।
মেইল দেখলেই যেন কর্পোরেট অনুভূতি তৈরি হয়। তাছাড়া মেইল এর ভিতরে সাবজেক্টটি যেন পরিষ্কার থাকে। যাকে মেইল করা হচ্ছে তার সম্বোধন যেন সঠিক থাকে। ফন্ট খুব স্বাভাবিক রাখতে হবে। দাড়ি কমা ছাড়া অন্য কোন চিহ্ন ব্যবহার না করাই ভালো। মেইলে আগে থেকে একটি সিগনেচার ব্লক তৈরি করে রাখা যায়। কোন মেইল আসলে রিপ্লাই দেওয়ার ক্ষেত্রে বুঝে কাজ করতে হবে।
মেইল পাঠানোর ধাপসমূহ
ইমেইল এড্রেস কিভাবে লিখব সেটা যেমন জানতে হবে তেমনি মেইল পাঠানোর টিপস এর জন্য গুরুত্বপূর্ণ ধাপগুলো সম্পর্কেও জেনে রাখা জরুরী। কোন একটি ভুলের কারণে আপনার মেইলটি গুরুত্বের বাইরেও চলে যেতে পারে। এমন ক্ষেত্রে যে বিষয়গুলো মাথায় রাখতে হবে তার মধ্যে প্রথমেই রয়েছে প্রুফরিড করা।
অবশ্যই সেন্ড করার আগে চেক করে নিবেন যে মেইল এড্রেসটি অ্যাড করেছেন কিনা। কোন ইমেইল আসলে সেটা রিপ্লাই দিতে হবে। ইমেইলের আকার ছোট রাখলেই ভালো হয়। ইমেইলের টাইটেল পরিষ্কার থাকতে হবে। কোন কারনে ইমেইল ফরওয়ার্ড করতে হলে তার কারণ উল্লেখ করে দিন। ইমেইল পাঠানোর পর অবশ্যই প্রেরক কে তা জানিয়ে দিতে হবে।
ইমেইলের গুরুত্ব বাড়ানোর কিছু টিপস
- অস্পষ্টভাবে কোন কিছুই মেইলে লেখা যাবে না।
- মেইলে অবশ্যই নিজের পরিচয়টি দিবেন।
- বর ফাইল কোন ভাবেই পাঠানো ঠিক নয়। পাঠালে অনুমতি নিতে হবে আগে থেকে।
- কারো ব্যক্তিগত তথ্য ইমেইলে জানতে চাওয়া যাবেনা।
- খুব শর্টকাটে কথা শেষ করে দিতে হবে।
- ইমেইলে সিসি এবং বিসিসি সম্পর্কে বুঝে সেগুলো ব্যবহার করতে হবে।
- গ্রামারের ভুল কারেকশন করে নিতে হবে।
- অফিসিয়াল টাইমে বা সময় মত ইমেইল করতে হবে।
- রিপ্লাই টু অল এই অপশনটি সব সময় বুঝে শুনে ব্যবহার করতে হবে।
ইমেইল এড্রেস কিভাবে লিখব এ বিষয়ে আরো কিছু প্রশ্ন
প্রশ্নঃ ইমেইল এড্রেসে কইটি চিহ্ন থাকবে?
উত্তরঃ ইমেইল এড্রেসে চিহ্নের কোন সীমাবদ্ধতা নেই। অ্যাট অক্ষরটিই কয়েকবার ব্যবহার করা যায়।
প্রশ্নঃ ইমেইল শুরু করতে হয় কিভাবে?
উত্তরঃ চিঠি লেখার মত প্রথমে হ্যালো অথবা প্রিয় কথাটি উল্লেখ করতে হবে। সেটা নির্ভর করে আপনি কার কাছে মেইলটি করছেন। এরপর আপনার প্রয়োজনীয় কথা লিখতে হবে।
প্রশ্নঃ প্রফেশনাল ইমেইল কিভাবে লিখতে হয়?
উত্তরঃ অবশ্যই ফরমাল ভাবে মেইলটি লিখতে হবে। কোন ধরনের ভুল করা চলবে না। এতে ইম্প্রেশন খারাপ হয়ে যেতে পারে।
প্রশ্নঃ ইমেইল এড্রেস এর গঠনে কয়টি ডট থাকে?
উত্তরঃ ঠিকানার উপর নির্ভর করে একের অধিক ডট ব্যবহার করা যেতে পারে।
প্রশ্নঃ ইমেইল এর কোন ইউজার নেম রয়েছে?
উত্তরঃ ইমেইল এর ইউজার নেম হচ্ছে ব্যবহারকারীর নাম। এই নামটি সেট করলে সার্চ করার সময় খুব সহজেই অ্যাকাউন্টটি খুঁজে পাওয়া যায়।
ইমেইল এড্রেস কিভাবে লিখব বিষয়ে লেখক এর মন্তব্য
ইমেইল এড্রেস কিভাবে লিখব এ বিষয়ে আজকে বিস্তারিত আলোচনায় মেইল সম্পর্কিত অনেক ধরনের তথ্যই জানা গিয়েছে। বর্তমানে আধুনিক যোগাযোগ মাধ্যম হিসেবে ফোন নাম্বারের পাশাপাশি মেইল এড্রেসটিও আদান প্রদান করা হয়। বিশেষ করে অফিশিয়াল কাজে এর প্রয়োজনীয়তা অপরিসীম।
ইমেইল এমন একটি যোগাযোগ ব্যবস্থা যা বিশেষত অফিসিয়াল বা ফরমাল কাজেই ব্যবহৃত হয়। তাই এখানে কোন সমস্যা বা ভুল হলে নানা ধরনের বিপত্তি দেখা দিতে পারে। এ কারণেই ইমেইল আইডি নম্বর থেকে শুরু করে ইমেইল লেখার বিষয়ে সব ধরনের বিষয়ে সচেতনতাই আমাদের মধ্যে থাকা জরুরী।
ফোকাস আইটি ইনস্টিটিউট এর নীতিমালা মেনে কমেন্ট করুন। প্রতিটি কমেন্ট রিভিউ করা হয়।
comment url